Часто задаваемые вопросы (Faq)
Рассылки / Автоматизированная доставка сообщений
Инструкция описывает настройку автоматических уведомлений в разделе «Рассылки → Автоматизированная доставка сообщений». В этом разделе можно включать сценарии отправки сообщений, выбирать канал доставки, назначать шаблоны и задавать расписание выполнения:
Назначение раздела
Раздел используется для автоматической отправки уведомлений гостям и клиентам по событиям проживания и по клиентской базе. Для каждого сценария настраиваются гостиница, пользователь-исполнитель, способ доставки, шаблон сообщения, параметры отбора и время запуска задания.
Как открыть раздел
Откройте верхнее меню программы и перейдите в пункт «Рассылки», затем выберите «Автоматизированная доставка сообщений»
После открытия формы выберите гостиницу в поле «Гостиница» и укажите пользователя, от имени которого будут выполняться задания (Фоновый)
Что есть в форме
Слева расположен список сценариев рассылки, а справа отображаются настройки выбранного раздела. В форме доступны блоки «До даты заезда», «На дату заезда», «Для каждого проживающего гостя», «На дату выезда», «После даты выезда» и «Для всей клиентской базы»
Общий принцип настройки
Чтобы включить автоматическую отправку, нужно открыть нужный раздел слева, отметить флажок у нужного события, выбрать способ доставки, назначить шаблон сообщения и задать время выполнения. Если сценарий предусматривает смещение по дням, дополнительно указывается количество дней до или после события.
Настройка раздела «До даты заезда»
В разделе «До даты заезда» можно настроить уведомление о необходимости оплаты счетов и уведомление гостя перед заездом
- Выберите слева пункт «1. До даты заезда»
- Отметьте нужный сценарий флажком
- В поле «способ доставки» выберите канал отправки, например E-mail, SMS и E-mail.
- В поле «шаблон сообщения» выберите готовый шаблон или создайте новый через кнопку «+»
- При необходимости задайте количество дней до заезда.
- Нажмите «Установить время выполнения» и настройте расписание.
Настройка раздела «На дату заезда»
В разделе «На дату заезда» можно настроить отправку уведомления гостям на планируемом заезде и уведомления фактически заехавших гостей.
Для каждого блока выберите способ доставки, шаблон сообщения и время выполнения.
Настройка раздела «Для каждого проживающего гостя»
В разделе «Для каждого проживающего гостя» доступны сценарии уведомления проживающих гостей, поздравления с днем рождения и уведомления о балансе на лицевых счетах
Для каждого сценария порядок действий одинаковый: включите флажок, выберите канал доставки, назначьте шаблон и задайте время выполнения.
Настройка раздела «На дату выезда»
В разделе «На дату выезда» можно настроить уведомление гостей на планируемом выезде, уведомление о балансе на лицевых счетах выезжающих гостей и уведомление фактически выехавших гостей
Эти блоки заполняются по тому же принципу: способ доставки, шаблон сообщения, расписание.
Настройка раздела «После даты выезда»
В разделе «После даты выезда» можно включить уведомление гостя после выезда. Здесь дополнительно указывается количество дней после выезда, через которое будет отправлено сообщение.
Настройка раздела «Для всей клиентской базы»
Раздел «Для всей клиентской базы» используется для массовых автоматических рассылок, например поздравлений с днем рождения или уведомлений по важным датам [file:7].
В этом разделе доступны блоки:
- Поздравление клиентов с днем рождения
- Поздравление клиентов с важной датой 1
- Поздравление клиентов с важной датой 2
- Поздравление клиентов с важной датой 3
Для сценария дня рождения указываются способ доставки, шаблон сообщения, количество дней перед днем рождения и время выполнения
Как выбрать или создать шаблон
В поле «шаблон сообщения» можно открыть список существующих шаблонов и выбрать подходящий вариант. В списке доступна кнопка «Создать», если нового шаблона еще нет
При создании шаблона заполните основные поля: «Отправитель СМС», «Наименование/тема», «Родитель», «Тип объекта» и текст сообщения. Для шаблонов e-mail можно использовать вкладки «Текст сообщения» и «HTML текст», а также прикреплять печатные формы документа к письму
Новый пустой шаблон создается из формы «Шаблоны текста сообщений (создание)»
Пример:
Как настроить расписание
Кнопка «Установить время выполнения» открывает форму «Расписание», в которой задаются дата начала, дата окончания, периодичность и частота запуска. На вкладке «Дневное» можно настроить ежедневное выполнение, например один раз в день в указанное время
После заполнения параметров нажмите «ОК», чтобы сохранить расписание
Что проверить перед сохранением
Перед завершением настройки рекомендуется проверить:
- выбрана ли правильная гостиница
- указан ли пользователь, от имени которого будут выполняться задания (ФОНОВЫЙ)
- включен ли нужный флажок сценария
- выбран ли подходящий способ доставки
- назначен ли корректный шаблон сообщения
- настроено ли время выполнения
Пример использования
Если нужно автоматически отправлять гостю письмо перед заездом, откройте раздел «До даты заезда», включите сценарий «Уведомление гостя перед заездом», выберите способ доставки E-mail, назначьте шаблон сообщения, укажите количество дней до заезда и задайте расписание запуска задания.