Услуги

Справочник Услуги содержит как услуги, так и номенклатурные позиции, которые продаются гостям и сторонним посетителям. Это могут быть услуги по проживанию и бронированию, услуги связи, питание, услуга раннего заезда (позднего выезда), аренда бытовых приборов, услуги копирования и печати, аренда залов, позиции из мини-бара, штрафы и т.д.

Чтобы просмотреть список услуг, откройте справочник в меню Тарифы/ Услуги.

В справочнике Услуги нажмите кнопку Создать. В открывшейся карточке услуги укажите:

● Код – краткое представление услуги, используется для быстрого выбора в документах. Рекомендуется заранее продумать систему кодов услуг так, чтобы ею было удобно пользоваться;

● Порядок сортировки – используется для нестандартной сортировки в отчетах;

● Наименование – основное представление услуги;

● Родительская группа – позволяет сгруппировать услуги по папкам;

● Примечания – произвольный комментарий по услуге.

Далее пройдитесь по вкладкам и настройте остальные параметры услуги.

1. Вкладка Основные параметры

● Переводы наименования – укажите переводы названия услуги (см. пункт "Правила формирования строки с переводом");

● Переводы наименования группировки – используется в основном для услуги проживания в тех случаях, когда необходимо гостю распечатать "свернутый" счет. Т.е. счет, в котором вместо перечисления всех услуг, входящих в тариф, печатается одна строка с общей суммой. В некоторых случаях необходимо, чтобы наименование этой группирующей строки отличалось от наименования услуги проживания.

Например, при детальной печати счета печатаются строки:

Проживание Завтрак

2000 руб. 300 руб.

3 сут. 3 раз.

6000 руб. 900 руб.

А при "свернутой" печати счета нужно распечатать одну строку вида:

Комплексное обслуживание

2300 руб.

3 сут.

6900 руб.

● Единица измерения – укажите в чем измеряется количество услуги. Для проживания это обычно "сут" или "ч/д" (человеко-дни). Если для какой-то услуги трудно придумать единицу измерения, то оставьте данное поле пустым. Используется при печати счета;

● Флаг Получать единицу измерения по правилам вычисления количества – при включенном флажке единица измерения количества услуги берется из Правила вычисления количества, при выключенном - в виде десятичного числа формата 17.7.

Например, если гость прожил в гостинице 3 суток и 5 часов (т.е. выехал в 17:00 при расчетном часе 12:00), в поле количество будет число 3.2083333. Если у услуги рассматриваемый флаг выключен, то в печатной форме счета будет распечатана строка:

Проживание

2000 руб

3.2083333 сут.

6416.67 руб

Если же флаг включить, то количество будет напечатано в гораздо более "дружественном" к клиенту формате:

Проживание

2000 руб

3 д. 5 ч.

6416.67 руб

ПРИМЕЧАНИЕ

Количество любой оказанной услуги в программе хранится в виде десятичного числа формата 17.7. Это означает, что. всего под число отводится 17 символов и из них 7 отводится под десятичные доли. Максимальное число таким образом будет 9999999999.9999999.

ВАЖНО! Для правильной работы алгоритма форматирования количества услуги необходимо, чтобы у услуги было заполнено поле Правило вычисления количества.

● Переводы единицы измерения – используется для правильного форматирования строк счетов гостям на иностранных языках;

● Правило вычисления количества – укажите алгоритм автоматического вычисления количества услуг по периоду и условиям проживания гостей. Заданное значение подставляется автоматически в "Приказ об изменении цен", а также используется для вычисления представления единицы измерения. Соответствующий алгоритм задается вручную в настроечном справочнике Правила вычисления количества услуг (подробнее см. раздел "Правила вычисления количества услуг");

● Гостиница – укажите гостиницу, в которой продается услуга. Если гостиница не указана, то услуга доступна во всех гостиницах;

● Флаг Разрешить менять цену – если выключен, то при начислении услуги клиенту пользователь программы не сможет поменять цену, которая автоматически подставится в документ из настроечной таблицы цен услуг. Этот режим используется для ограничения возможностей манипулирования ценами услуг персоналом гостиницы. Однако для некоторых услуг такой режим является неприемлемым, т.к. цена услуги может быть произвольной (пример: стоимость заказа прачечной). Для таких услуг флаг нужно включить, тогда у пользователей программы будет возможность вручную в документе начисления услуги указывать нужную цену;

● Флаг Пересчет цены при изменении суммы – если флаг включен, то при изменении суммы в документе "Начисление" программа будет пересчитывать цену услуги, оставляя неизменным указанное количество, иначе пересчитывается количество при сохранении цены. Используется для услуг, количество которых имеет формальный смысл, например, тот же заказ прачечной, для которого количество обычно равно 1;

● Это доход от продажи номеров – если флаг включен, то начисление по этой услуге будет учитываться как продажа номеров (ночей) и, соответственно, учитываться при расчете показателей работы гостиницы, таких как средняя цена номера, RevPar, процент продаж;

● Входит в цену номера – при добавлении услуги в "Приказ об изменении цен" используется как значение по умолчанию. Используется если флаг включен, то цена данной услуги включается в цену за номер и отображается в форме "Что свободно";

● Это доход от продажи ресурсов – при определении цены ресурса используется как значение по умолчанию. Если флаг включен, то начисление по этой услуге будет учитываться как продажа ресурса;

● Не сворачивать в проживание при печати – используется при печати счетов и актов. Если флаг включить, то при выборе варианта печати, при котором доп. услуги сворачиваются в строку проживания, данная услуга сворачиваться не будет и будет всегда выделена отдельно. Т.е. услуга всегда, при любом варианте печати, будет выделена в счете;

● Услуга начисляется по числу гостей, а не по числу номеров/мест – количество услуги, автоматически начисленной по тарифу или пакету услуг, будет зависеть от указанного в документе (брони, размещении, брони ресурсов) числа гостей;

● Цена указывается за минуту – используется в начислениях при бронировании ресурсов. Если флаг включен, то цена услуги будет умножена на количество забронированных минут. Если выключен, то количество будет равно количеству часов;

● Используется только для расчета дохода за проживание – услуга учитывается в аналитическом отчете "Доход от продажи номеров", но не влияет на число проданных номеров. Примеры такой услуги: Ранний заезд, Поздний выезд и т.д.

2. Вкладка Учетные параметры

На данной вкладке доступны следующие параметры:

● Тип услуги – используется для аналитики в отчетах, в том числе в отчете "Сводные показатели";

● Секция оплаты – позволяет проводить платежи по ККМ по разным кассовым секциям (отделам). Используется только, если в параметрах гостиницы включен режим Вести баланс лицевых счетов по секциям (вкладка Параметры);

● Тип ресурса, Ресурс – задайте значения, если услуга является производной ресурса. Тогда при начислении данной услуги можно создать новую бронь ресурса, указанного в поле Ресурс. Для этого включите флаг в колонке Бронировать в таблице Начисляемые услуги на вкладке Услуги. Не забудьте указать Время бронирования с..по, Количество.

● Связанная услуга – услуга, которая будет списываться при начислении данной услуги.

Механизм связанных услуг позволяет реализовать следующую схему. Например, по тарифу начисляется услуга "Медицина".

В справочник услуги добавляются различные медицинские процедуры, у которых в поле Связанная услуга указана услуга "Медицина". Связанную услугу можно указать сразу у всей папки с медицинскими процедурами.

Затем, по мере фактического оказания гостю медицинских процедур, услуга "Медицина" списывается в нуль. Для этого, при начислении какой-либо медицинской процедуры отдельной услугой, документ Начисление по всем регистрам делает два движения:

● Обычное движение по медицинской процедуре;

● Корректирующее движение по связанной с мед. процедурой услуге с ресурсами, у которых инвертирован знак, в данном случае по услуге "Медицина".

После списании связанной услуги "Медицина" в нуль медицинские процедуры будут начисляться по обычной схеме.

● Код во внешней системе – Заполняется вручную или автоматически при указании соответствия между услугами в гостиничной системе и номенклатурными позициями в бухгалтерии. Для 1С:Бухгалтерии это поле заполняется кодом соответствующего этой услуге элемента справочника "Номенклатура". Используется обработками загрузки данных по реализации услуг в бухгалтерию организации;

● Флаг При формировании бухгалтерской реализации создавать для этой услуги отдельные акты – включите, если вы планируете выгружать реализацию (продажи) по этой услуге в бухгалтерию каким-то специальным образом (по специальному договору или на специальные счета учета). При закрытии периода программа по таким услугам создает отдельные акты;

● Флаг Это товар – если включен, то акты об оказании услуги передаются в бухгалтерию в день начисления услуги, а не в день выселения гостя. Используется, если нужна отчетность о наличии услуги-товара на складе, например, список позиций мини-бара.

● Флаг Это подарочный сертификат – включите Флаг, если данная услуга "продает" подарочный сертификат;

● Флаг Это агентская услуга – включите флаг, если услуга предоставляется агентом;

● Флаг Это перевыставляемая услуга – включите флаг, если данную услуга оказывает не гостиница, а другая организация по договору заключенному с гостиницей;

● Флаг Это услуга путевки или курсовки – включите для услуг, которые начисляются в рамках путевки (курсовки), например для услуги "Проживание по путевке";

● Флаг Не выгружать в бухгалтерскую систему – используется процедурой закрытия периода. Если флаг включен, то услуга будет выделена в отдельный акт, и у акта будет установлен признак "Не выгружать". Таким образом данный акт не будет выгружен в бухгалтерскую базу. Используется для услуг, реализацию по которым бухгалтерия получает из другой учетной системы, например из фронт-офиса ресторана;

● Флаг Регистрировать фактическое оказание – если флаг включен, то по услуге будет регистрироваться планируемое оказание услуги. Используется модулем "Контроль услуг". Этот флаг обычно включают у услуг питания, если нужно проконтролировать фактическую явку гостей в ресторан;

● Флаг Разрешена регистрация только одной услуги на гостя в день – используется совместно с флажком Регистрировать фактическое оказание.

3. Вкладка Характеристики

На данной вкладке отображаются характеристики, привязанные к данной услуги. Используется для печати, например в счетах.

Если в регистре характеристик услуг (в меню Все функции / Регистры сведений / Характеристики услуг) уже существует привязка услуги к характеристике, то она отобразится в таблице на данной вкладке.

● Штрих-код – задается вручную. Если на рабочем месте ресепшен оборудован магазин, то при использовании считывателя штрих-кодов можно быстро начислять услуги;

● Доступное количество – задается для тех услуг, количество которых ограничено. Например, это могут быть услуги по аренде проектора, установке детской кроватки и т.д. При начислении такой услуги в автоматическом режиме проводится подсчет уже начисленных на указанную дату аналогичных услуг и, если количество начисляемых услуг больше чем доступное количество, то выводится сообщение с информацией о количестве доступных к использованию услуг.

4. Вкладка Печать счетов и чеков

● При печати свернуть текущую услугу в выбранную – в поле указывается услуга, в которую необходимо свернуть настраиваемую услугу при печати счетов, актов и чеков.

● Флаг Не сворачивать в проживание при печати - используется при печати счетов и актов. Если флаг включить, то при выборе варианта печати, при котором доп. услуги сворачиваются в строку проживания, данная услуга сворачиваться не будет и будет всегда выделена отдельно. Т.е. услуга всегда, при любом варианте печати, будет выделена в счете.

5. Вкладка Состав услуги

Данная вкладка содержит текстовое поле. В него можно вести любую информацию, которая является текстовым описанием услуги и используется при печати, например, детальных условий мероприятия или банкета, подтверждения бронирования ресурсов.

Воспользуйтесь кнопкой Заполнить состав услуги по списку позиций меню, чтобы автоматически заполнить текстовое поле текстом, сформированным на основании позиций меню со соответствующей вкладки карточки услуг.

6. Вкладка Позиции меню

Данная вкладка используется, если услуга состоит из набора позиций меню. Позиции создаются в справочнике "Позиции меню".

Например, можно указать из каких позиций меню состоит услуга "Кофе-брейк". Сумма будет начислена одной услугой, но в печатной форме документа Бронь ресурса будет отражено, какие именно позиции меню и в каком количестве необходимо предоставить.

Позиции меню, из которых состоит услуга, нужно добавить в таблицу. Нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить позиции.

Параметр Индекс замен используется для того, чтобы можно было выбрать одну из равнозначных позиций при начислении.

Например, пусть "блюдо 1" и "блюдо 7" - взаимозаменяемы и имеют одинаковую стоимость. Задайте обоим блюдам одинаковый индекс, и тогда при начислении нужно будет выбрать либо "блюдо 1", либо "блюдо 7".

Добавленные позиции используются при бронировании мероприятий или банкетов и печатаются в документе подтверждения бронирования ресурсов. Они используются как значения по умолчанию для первоначального заполнения. В дальнейшем, после выбора услуги в документе, позиции меню можно отредактировать, если для конкретной брони ресурса нужно незначительно изменить состав меню.

Цены услуг

Регистр, который содержит историю изменения цен услуг. Открыть таблицу цен услуг можно следующими способами:

● в меню Все функции/ Регистры сведений/ Цены услуг. Отобразятся все цены по всем услугам;

● в карточке услуги нажмите ссылку Цены услуг. Отобразятся все цены по текущей услуге.

Нажмите кнопку Добавить, чтобы установить новую цену на услугу. В добавившейся строке введите следующие параметры:

● Период – дата и время, начиная с которых указанная цена действует;

● Гостиница – а также указывается гостиница (цены услуги могут быть разными для разных гостиниц) и тип клиента.

● Услуга – услуга из списка, на которую устанавливается цена;

● Тип клиента – если не используете разделение цен по типам клиентов, то оставьте поле пустым;

● Цена – если цена заранее не определена, то задайте 0;

● Валюта, Ставка НДС – указываются всегда.

ВАЖНО! Если цена услуги заранее не определена, т.е. указывается в момент оказания услуги и может быть любой, то это не значит, что для услуги не нужно создавать строку в таблице цен. В таких случаях строка в таблице должна быть, но поле "Цена" может быть равно 0. Главное, чтобы были заполнены поля "Валюта" и "Ставка НДС". Если у услуги строка в таблице цен не задана, то при начислении услуги параметры документа начисления не будут правильно проинициализированы и их придется заполнять пользователю вручную.

Отметим, что если в процессе работы цена услуги изменилась, то нужно добавить в регистр Цены услуг строку с новой ценой, а в колонке Период указать дату и время, с которых эта цена начнет действовать.

Исполнители по услугам

Регистр Исполнители по услугам используется для привязки сотрудника к услуге, которую он оказывает в какой-то период времени. Обычно используется при регистрации SPA и медицинских услуг. В этих случаях при регистрации услуги указывается не только автор операции, но и сотрудник (врач, менеджер), который непосредственно оказывает услугу.